Использование информационно-коммуникационных технологий в управлении проектом
Аннотация: В данной статье рассматривается система, совершенствующая коммуникативные связи, повышающая открытость и прозрачность отношений частных лиц, бизнеса и органов власти, а также моделируются возможные проблемы внедрения инновационных проектов в экономическую сферу современного общества. Представленная модель обосновывается как необходимый фактор повышения социально-экономической эффективности органов управления и способ к прогрессивным общественным изменениям.
Внедрение информационно-коммуникационных технологий в управление тесно связано с всесторонним изучением сложного и противоречивого процесса преобразования социально-экономических отношений. В связи с этим, совершенствование эффективности функционирования управленческих систем определяется не только собственной логикой ее развития, но и состоянием общества, его потребностью.
Процесс реформирования системы управления не имеет безусловного итогового значения, то есть он настолько бесконечен, как и бесконечен сам процесс рассматриваемый в виде объекта преобразования системы в чистом виде.
На современном этапе перед политическим руководством стоит задача создания такой системы управления, которая содержит в себе элементы защиты общества от различных социально-экономических патологий включая внешние и внутренние экономические, религиозные, ментальные особенности.
Особое внимание приобретают вопросы, связанные с повышением эффективности управления и качеством оказываемых услуг в контексте развития гражданского общества. Стремительное развитие общества актуализирует проблему использования инновационных технологий в системе управления, а также способствует скорейшему определению параметров, способствующих повышению эффективности деятельности органов власти и коммуникации физических лиц.
Результаты исследований свидетельствуют, что укоренившиеся системы управления крайне медленно приобретают новые качества, так как практический опыт экономических организаций показывает, что внедрение нововведения представляет собой сложный и зачастую болезненный процесс. Одной из причин этого является неопределенность, связанная с инновациями. Многие преобразования носят поверхностный характер.
Особое внимание привлекают проблемы разработки технологий изучения инноваций не только как параметра социальной реальности, но и как экономического сектора воздействия на определение и реализацию актуальных проектов. Значительное внимание должно быть сконцентрировано на взаимодействие государственного сектора со средним и, в особенности, с крупным бизнесом в целях обеспечения прозрачных связей, в том числе закупок на бюджетные средства.
Актуальность исследования обусловлена необходимостью совершенствования эффективности функционирования органов управления, а также осмысления происходящих перемен и потребностью в научно-обоснованных рекомендациях по реформированию деятельности органов управления в целях повышения их эффективности.
Острая потребность рассмотрения вопроса объясняется тем, что в последние несколько лет произошло значительное увеличение доли интернет пользователей, имеющих доступ к интернет торговле, получению государственных услуг по принципу «одного окна», дистанционному управлению предприятием, что в свою очередь служит индикатором актуальности инновационной системы управления и контроля за ней.
В рамках настоящей статьи предлагаю рассмотреть систему управления проектами в государственном секторе, в частности предоставление государственных услуг в многофункциональных центрах. Применение информационно-коммуникационных технологий в управлении являются приоритетными задачами, так же как и разработка программ направленных на улучшение коммуникационных связей внутри предприятия и синхронизация отчётностей с государственными структурами. Следствием чего становятся явными ряд значительных изменений, не только в организационной структуре и в изменении численности сотрудников, так как решение ряда задач делегировано программному обеспечению. Внесены правки в оценку эффективности управления вцелом.
В связи с актуальностью изучаемой проблемы, системе управления необходим комплекс инструментов, дающих возможность адекватно реагировать на вызовы внешней среды.
Применение в управленческой практике современных технологий, способствует оперативности принятия решений и эффективности контроля исполнения задач для обеспечения устойчивого процесса управления проектами. Назрела объективная необходимость разработки эффективных моделей и адекватных механизмов превращения в транспорентную систему управления проектами, взаимодействующую с различными секторами экономики, отзывчивую к нуждам и запросам населения.
Информационно-коммуникационные технологии явились концепцией постиндустриального общества, где главными продуктами производства являются информация и знания. Отличительные черты информационно-коммуникационных технологий в управленческой деятельности:
• увеличение роли информации и знаний в жизни общества;
• возрастание доли информационных коммуникаций, продуктов и услуг в валовом внутреннем продукте;
• создание глобального информационного пространства, обеспечивающего эффективное информационное взаимодействие людей, их доступ к мировым информационным ресурсам, удовлетворение их потребностей в информационных продуктах и услугах.
Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:
• удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
• определение и отбор источников информации;
• правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
• проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
• исключение дублирования информации;
• представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
• многократное использование полученной информации;
• постоянное обновление данных.
Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью управления проектами. С его помощью происходит распространение информации среди компетентных лиц и её эффективное применение в процессе принятия управленческих решений.
Существенной проблемой внедрения информационно-коммуникационных технологий является отсутствие массового интерактивного взаимодействия граждан и организаций при предоставлении последним услуг. Одним из источников этой проблемы является недостаточный уровень распространения базовых навыков.
На мой взгляд, одним из наиболее трудных этапов внедрения информационно-коммуникационных технологий, является низкий уровень управляемости экономического и социального развития регионов, проявляющийся в отсутствии стабильности управленческих систем, частых сменах представителей власти, основанной на узкогрупповых интересах. В результате применения землячеств в распределении руководящих должностей, профессионалы уходят из структур управления, освобождая место приближенным к новому руководству людям — временщикам, зачастую некомпетентных, стремящихся к использованию власти в личных целях. При подобном положении совершенствование государственного управления в регионах на основе информационно-коммуникационных технологий является не только актуальной, но и насущной потребностью.
На основе обобщённого и проанализированного достаточного объема нормативных правовых актов, экономической литературы, статистической информации и других практических материалов, позволивших всесторонне изучить тему и сделать аргументированные выводы, предлагаю реализовать ряд методов для достижения целей трансформации существующей модели государственного управления:
-
разработать и утвердить механизмы перевода документов из бумажного в электронный вид. Создать удобные и доступные механизмы перевода документов из бумажной формы в электронную;
-
адаптировать правовую базу предоставления государственных услуг предусматривающую электронную форму взаимодействия;
-
протестировать локально, в пределах одного субъекта разработанную модель на практике, получить обратную связь от граждан и усовершенствовать выявленные недостатки в процессе тестирования системы;
-
максимально использовать электронные формы получения данных и устранить необходимость подачи бумажных документов;
-
разработать систему идентификации пользователя системы;
-
создать дополнительную структуру внутри системы обеспечивающую внутреннюю и внешнюю безопасность хранения, применения и передачи данных;
-
в рамках созданной системы безопасности разработать и регулярно совершенствовать программное обеспечение отвечающее за идентификационную безопасность входа граждан в систему;
-
создать группу специалистов, работающих внутри системы, отвечающих за техническое обслуживание программного обеспечения и физических устройств системы;
-
максимальная ориентация на пользователя, получателя государственных услуг;
-
сделать меню пользователя системы максимально понятным и доступным для граждан разных возрастов и социального статуса;
-
оптимизировать в поисковых системах по ключевым словам тематические разделы системы;
-
для максимально возможного числа услуг реализовать возможность предварительного заполнения электронных форм и заявлений;
-
наладить информирование заявителей о текущем статусе предоставления услуг;
-
развивать при поддержке малого бизнеса и муниципальных властей инфраструктуру информационно-коммуникационных технологий и услуг для наивысшей и равной степени пользования граждан электронными государственными услугами;
-
создать во всех субъектах и муниципальных округах на базе общеобразовательных учреждений социальную школу информационно-коммуникационных технологий для обучения граждан пенсионного возраста;
-
создать удалённые центры бесплатной консультации по телефону, скайпу и чату в интернете для оказания технической и юридической помощи;
-
создать контролирующий орган для повышения оказания качества государственных услуг предоставляемых с применением информационно-коммуникационных технологий;
-
на базе контролирующего органа создать центр повышения и подтверждения квалификации сотрудников системы;
-
устраивать олимпиады, форумы, международные конкурсы среди сотрудников системы, в целях повышения качества предоставляемых услуг, обменом опыта и распространения системы в страны, в которых отсутствует данный опыт;
-
повышение уровня сотрудничества со средствами массовой информации для достаточного информирования граждан о возможности получения электронных государственных услуг;
-
создания пути для реформирования настоящей «бумажной» системы;
-
устранение и замещение отделов, работающих в прежней системе управления, отстранения от должностей, либо перевод в разряд консультантов профильных направлений государственных служащих, не способных обучаться и работать в новой системе управления государством.
Осуществление данного проекта повысит качество и оперативность предоставления государственных услуг, а также обеспечит снижение расходов на обеспечение государственного управления. Повышение эффективности от внедрения проекта ускорит процесс взаимодействия граждан и организаций, которые получат возможность посредством интернета делать запросы и получать справки, передавать в органы государственного управления предусмотренную законом отчетность. При этом отслеживать состояние запросов.
Анализ методов государственного управления и оказания социальных услуг с использованием информационно-коммуникационных технологий показывает, что, несмотря на неприязнь укоренившейся нынешней «бумажной» системы к инновационной системе управления, предлагаемые в настоящей статье инновации, значительно эффективней с социальной и экономической точек зрения.