Проектные способы выявления экономического эффекта от внедрения информационно-коммуникационных систем управления.

В условиях инновационного развития экономики проектное управление становится  наиболее актуальным, поскольку для реализации поставленных целей и задач необходимы конкурентные технологии управления, такими системами явились информационно-коммуникационные технологии. Важной особенностью проектного управления с применением информационных систем управления является достижение целей в условиях ограниченности ресурсов. Выделенная особенность является весомой составляющей конкурентного преимущества. Область применения проектного подхода в использовании информационных систем управления обширна, практически во всех сферах экономической и социальной деятельности. Появление проектного управления было обусловлено необходимостью проведения масштабных преобразований в государственной сфере управления. Здесь были предложены основные подходы и методы управления проектами. Позже эти инструменты стали активно применять не только на предприятиях государственного сектора, но и в бизнесе.

Многие представители государственных структур за рубежом отмечают важность для экономики государства, его развития и конкурентоспособности применения информационных систем управления в управлении проектами. Соответственно, России необходимо создавать свои способы и стандарты в области проектного управления.

 Система управления проектами — это набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации. Часто термин система управления проектами трактуют более узко как автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е. программу. Организационную и методическую составляющие при этом вкладывают в термин корпоративная система управления проектами.

 Преимущества в использование проектного подхода с применением информационных систем управления ярко проявляются в следующих параметрах: 

• результаты работ становятся более предсказуемыми, так как при разработке проекта задается четкая цель и составляется календарный план, разбитый на этапы. На любой стадии, если возникнет необходимость, план можно откорректировать. Изначально выявляются риски, которые ставят под угрозу успех проекта, и заранее разрабатываются меры по их предотвращению.

• деятельность компании становится прозрачной, легко контролируемой и управляемой. Ведь о проекте всегда известно, в какой стадии он находится: каковы результаты, сколько ресурсов уже истрачено,  и сколько их еще потребуется при сохранении нынешних тенденций.

• повышается эффективность работы участников проекта, так как каждый напрямую заинтересован в его успехе.

Рассмотрим подробней на вертикальном уровне управления ряд приемуществ применения информационных систем управления:

для акционера

• полная визуализация структуры бизнеса и ключевых активов;

• четкая программа достижения желаемого будущего, представленная в виде декомпозиции проектов и задач;

• отслеживание реализации стратегических планов;

• прозрачность выбора топ-менеджерами проектов для инвестирования;

• контроль деятельности компании из любого места, в любое время. независимый аудит текущего состояния;

• повышение оценочной стоимости бизнеса.

 для топ-менеджера

• панель управления бизнесом в режиме реального времени: статусы проектов, потребности в финансах и ресурсах, проблемы проектов и контроль поручений;

• сокращение времени на переговоры, совещания и встречи. Большинство вопросов решаются через систему;

• увеличение скорости принятия решений на всех уровнях управления;

• способность быстро оценить возможность запуска новых проектов, исходя из состояния портфеля проектов.

для руководителя проектного офиса

• возможность с легкостью контролировать реализацию большого количества проектов;

• контроль за распределением ресурсов по всем проектам компании;

• автоматическая подготовка отчетности;

• внедрение методологии управления проектами через закрепление процессов в системе;

• автоматизация проектного документооборота и создание единой области хранения документов;

• создание единого информационного пространства для проектной деятельности, объединяющего всех участников.

для руководителя подразделения

• единый информационный портал подразделения;

• возможность планировать и отслеживать загрузку персонала с учетом текущих поручений и проектных задач;

• разграничение зон ответственности и отсутствие дублирования задач;

• прозрачная мотивация сотрудников на участие в проектах;

• контроль за реализацией проектов и текущих задач подразделения;

• понимание влияния своих проектов на реализацию стратегии развития всей компании.

для руководителя проекта

• единый информационный портал проекта;

• оперативное управление командой проекта, эффективные коммуникации;

• контроль за ходом реализации проекта в режиме онлайн;

• автоматическая подготовка отчетностидля руководства;

• совместная работа по разработке и согласованию документов;

• прозрачность мотивации сотрудников за результаты выполнения задач.

для рядового сотрудника

• удобная среда для взаимодействия с руководством и коллегами;

• стирание географических и иерархических границ в компании;

• легкая и быстрая адаптация нового сотрудника;

• простой инструмент для планирования рабочего времени и отражения статусов задач;

• прозрачная мотивация за выполненные задачи, понимание своего вклада в достижение общих целей компании.

Цели информационных систем управления проектами:

• повышение эффективности сотрудников компании при работе над проектами;

• улучшение качества управления проектами руководителями проектов;

• повышение эффективности управления всем портфелем проектов компании – больше проектов в срок и в рамках бюджета с меньшими затратами.

Внедрение информационной системы управления проектами на практике — это большой самостоятельный организационный проект, которым нужно управлять по всем правилам проектного управления и управления изменениями в компании.

Необходимо грамотно инициировать проект в компании. Необходимо назначить руководителя проекта, сформировать рабочую группу и разработать свой внутренний план внедрения системы управления проектами. Не обязательно делать детальный план, важно чтобы Вы четко определились с организационными и функциональными рамками проекта и разделили весь проект на понятные и самодостаточные этапы.

 План внедрения системы необходимо согласовать с Вашим партнером по проекту внедрения. Опытный партнер, опираясь на свою практику, подскажет как лучше построить проект внедрения системы, чтобы быстро получить результаты и не совершить типовых ошибок.

 Очень важно быстро получить первые положительные результаты от проекта. Это позволит руководству компании убедиться в верности выбранного курса, а участникам проекта и пользователям системы вдохновиться и запастись дополнительной мотивацией на реализацию всего проекта.

 Необходимо дать пользователям и руководству удобный и простой единый инструмент управления проектами предприятия, пока не усложняя сами процессы управления.

 Оценка экономической эффективности проекта является обязательной составляющей его технико-экономического обоснования. И, хотя, конкретный будущий экономический эффект оценить непросто, тем не менее, это обязательно надо пытаться сделать.  

Даже такие регулярные задачи, как улучшение соблюдения рецептуры или повышение качества обслуживания клиентов, можно решать гораздо эффективнее, если подходить к ним с позиций проектного менеджмента: постановка и достижение четкой цели при ограниченных сроках и ресурсах.